Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

InfraClaim B.V. (handelend onder de naam Claimengo)("wij", "ons", "onze") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Deze verklaring geldt voor de Claimengo-website, webomgeving, beheerdersomgeving en mobiele app. Onze contactgegevens zijn:

• Bedrijfsnaam: InfraClaim B.V.
• Adres: Oude Apeldoornseweg 45-067, 7333 NR Apeldoorn
• E-mail: privacy@claimengo.com
• KvK-nummer: 99775956

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieen persoonsgegevens, afhankelijk van uw rol, licentie en gebruik van de dienst:

2.1 Account-, organisatie- en toegangsgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en eventueel personeelsnummer.
• Bedrijfsnaam, tenant-/klantomgeving, rollen, rechten en licentiegegevens.
• Inloggegevens, wachtwoord-hashes, sessiegegevens, refresh tokens en device identifiers.
• App-versie, platform, laatst geziene apparaatstatus en mobiele licentiestatus.

2.2 Schade-, melding- en gebruiksgegevens

• Schademeldingen, conceptmeldingen, beschrijvingen, onderwerp, schadecategorie, ernst en status.
• Adresgegevens van de schadelocatie, KLIC-nummer en exacte GPS-locatie wanneer de gebruiker deze actief overneemt.
• Camera-toegang om schadefoto's direct in een melding vast te leggen.
• Toegang tot de fotobibliotheek om bestaande schadefoto's aan een melding toe te voegen.
• Foto's, fotometadata die nodig is voor upload, rapportbijlagen en veldrapportage-PDF's.
• Gegevens over veroorzakers of betrokken partijen, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoonnummer, referentie en KvK-nummer indien ingevuld.
• Materiaalregels, arbeidsuren, kostenregels, totalen en interne opvolgnotities wanneer deze in de melding worden gebruikt.

2.3 Lokale appgegevens op het apparaat

• De mobiele app bewaart sessie- en devicegegevens lokaal in beveiligde opslag.
• Conceptmeldingen, catalogusdata en synchronisatiestatus kunnen lokaal worden opgeslagen zodat de app in het veld bruikbaar blijft.
• Tijdelijke foto- en kaartpreviewbestanden kunnen lokaal in de appcache staan en worden opgeruimd waar dat technisch mogelijk is.

2.4 Abonnement, facturatie en support

• Abonnementsplan, aantal seats, mobiele licenties, proefperiode, verlengingsstatus en planwijzigingsverzoeken.
• Factuurgegevens, factuurregels, bedragen, betaalstatus, factuur-PDF's en e-mailbezorgstatus van factuurmails.
• Contactformulier-, support- en demoaanvraaggegevens, inclusief naam, e-mail, telefoonnummer, organisatie en berichtinhoud.

2.5 Technische gegevens

• IP-adres, user-agent, browsertype, besturingssysteem, appversie en API-loggegevens.
• Webhook-, audit-, beveiligings- en foutloggegevens voor werking, controle en misbruikpreventie.
• Cookies en vergelijkbare technologieen die nodig zijn voor de website en webapplicatie.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: het leveren en verbeteren van onze schaderegistratie software
• Mobiele meldingen:het vastleggen, opslaan, synchroniseren en doorzetten van schadefoto's, locatie, meldinggegevens, kostenregels en rapportages
• Koppelingen: het doorzetten van meldingen en statusupdates naar gekoppelde systemen zoals InfraClaim wanneer die koppeling voor de klant is ingeschakeld
• Communicatie: contact over uw account, support en productupdates
• Abonnement en facturatie: beheer van plannen, mobiele licenties, facturen, herinneringen en administratieve verplichtingen
• Beveiliging: bescherming tegen fraude en misbruik
• Wettelijke verplichtingen: voldoen aan fiscale en andere wettelijke eisen
• Analyse: verbetering van onze diensten (geanonimiseerd)

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst: voor het leveren van onze diensten
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging en productverbetering
• Wettelijke verplichting: voor fiscale en administratieve doeleinden
• Toestemming: voor marketing en nieuwsbrieven (indien gegeven)

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel van de verwerking. Voor zakelijke klantomgevingen kunnen concrete termijnen aanvullend in contractafspraken worden vastgelegd.

• Factuurgegevens: minimaal 7 jaar op basis van fiscale bewaarplicht.
• Sessiegegevens: tot expiratie of uitloggen; lokale sessiegegevens worden bij uitloggen of gebruikerswissel opgeschoond.
• Password reset tokens: maximaal 30 dagen na gebruik of expiratie.
• Webhook-, audit- en e-maillogs: operationeel maximaal 365 dagen voor terminale statussen, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, geschil of wettelijke verplichting.
• Schade- en rapportdata: gedurende de klantrelatie en daarna volgens klantafspraken, exportperiode, wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd operationeel belang.
• Verwijdering: gebruikers of klantbeheerders kunnen via privacy@claimengo.comverzoeken om inzage, correctie, export of verwijdering. Verwijdering kan worden beperkt wanneer wettelijke bewaarplichten, contractuele verplichtingen of lopende dossiers dat vereisen.

6. Delen wij uw gegevens met derden?

Wij delen of laten gegevens verwerken door derden alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

• Hosting en database: voor het draaien van de website, webapplicatie, API, database en scheduler.
• Bestandsopslag:voor schadefoto's, rapportbestanden en factuur-PDF's in private opslag met tijdelijke downloadlinks.
• E-maildienstverleners: voor transactionele e-mails, wachtwoordherstel, facturen, herinneringen, contactformulieren en supportcommunicatie.
• Infraclaim:bij gebruik van de InfraClaim-koppeling, zodat meldingen, foto's, locatie, veroorzakergegevens en statusupdates in die werkstroom kunnen worden verwerkt.
• Foutdiagnostiek: wanneer foutmonitoring is ingeschakeld, kunnen technische foutgegevens worden verwerkt om storingen op te lossen. Waar mogelijk worden persoonsgegevens vooraf geredigeerd.
• Overheid: indien wettelijk verplicht

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor externe marketingdoeleinden.

Foto's, locatiegegevens en meldinginhoud worden alleen verwerkt voor de werking van Claimengo en, indien van toepassing, voor doorgifte binnen de gekoppelde InfraClaim-werkstroom.

Leveranciers, regio-instellingen en DPA-status houden wij intern bij in ons leveranciersbewijsdossier en delen wij op aanvraag.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij passen aantoonbare technische maatregelen toe om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde overdracht via HTTPS/TLS voor app-, web- en API-verkeer.
• HTTP-only refresh cookies met SameSite=Strict en in productie de Secure-flag.
• Mobiele sessiegegevens in beveiligde opslag en access tokens alleen tijdelijk in geheugen.
• Lokale concept- en cachegegevens worden per gebruiker/tenant gescheiden en bij sessiewissel opgeschoond.
• Server-side rol- en permissiecontrole (RBAC) op API-endpoints.
• Rate limiting op login- en API-verkeer.
• Security headers en Cache-Control: no-store op API-responses.
• Private bestandsopslag met tijdelijke signed URLs voor downloadtoegang.
• Redactie van gevoelige velden in operationele foutdiagnostiek waar mogelijk.

Aanvullende organisatorische en leveranciersspecifieke maatregelen worden contractueel geborgd en in het bewijsdossier vastgelegd.

8. Mobiele app en app stores

De mobiele app gebruikt alleen de app-permissies die nodig zijn voor de kernfunctionaliteit:

• Camera: alleen wanneer de gebruiker direct een schadefoto maakt.
• Foto's/fotobibliotheek:alleen wanneer de gebruiker bestaande schadefoto's selecteert.
• Exacte locatie: alleen wanneer de gebruiker in een melding expliciet GPS van het toestel overneemt; Claimengo gebruikt geen achtergrondlocatie.
• Apparaat- of andere ID's: voor sessiebeheer, licentiecontrole, apparaatbeheer en beveiliging.

Claimengo gebruikt in de mobiele app geen advertentie-ID, geen advertentietracking en geen verkoop van persoonsgegevens. De app vraagt geen toegang tot contacten, agenda, microfoon of SMS.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering
• Beperking: u kunt de verwerking laten beperken
• Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een standaardformaat ontvangen
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@claimengo.com.

10. Cookies

Wij gebruiken noodzakelijke cookies voor het functioneren van de website en applicatie. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij significante wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in de applicatie.

12. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een klacht indienen? Neem contact met ons op via:

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.